人とコミュニケーションを取っていると、時々「言いたいことがちゃんと伝わっていなかった！」なんてことが起こりますよね。プライベートならまだしも、職場ではトラブルの元になるので、できる限り避けたいもの。しかし、お互いの立場が関係する職場では、とかく言いたいことが伝わらないということが起こりやすいのも事実です。
そこで今回は、同僚や後輩に、あなたの言いたいことがちゃんと伝わっているのかどうかをチェックする方法、そしてどうすれば相手に言いたいことがきちんと伝わるのかをご紹介していきます。これを参考に、職場での円滑なコミュニケーションを目指してみてくださいね。
まずは同僚＆後輩の反応をチェック！
ではまず、同僚や後輩の反応から、あなたが言ったことがきちんと伝わっているかどうかをチェックする方法をご説明します。以下のような反応をされたら、あなたの言いたいことはきちんと伝わっていないのかもしれません。
｜歯切れの悪い返事をされた
何かを指示をしたり、説明をしたりしたとき、なんとなく相手の反応がはっきりしたものではなかったり、歯切れの悪い返事をされたりしたなら、相手はあなたの言いたいことをよく理解できていない可能性があります。
本当に相手が理解できていた場合は、人はそれなりにハキハキとした返事ができるもの。微妙な反応だったときは、あなたの言ったことに納得していなかったり、理解できていないことがあり得ます。
｜あなたが言ったこととは別のことをし始める
指示や説明をしたのに、相手が言う通りにしてくれなかった…。こんな場合に怒ってしまう人は多いもの。「あの子は全然言う通りにしてくれない」なんて愚痴を吐いてしまったこともあるのではないでしょうか？
しかし、「言う通りにしてもらえない」と思い込むのはタブー。なぜなら、あなたに反抗的な態度をとるつもりは全くなく、単にあなたが言ったことを別の意味で解釈してしまった可能性もあるからです。つまり、相手はあなたに言われたとおりにやっているつもりなのかもしれません。
そういった場面で、安易に怒りや不満を感じてしまうと、その後の人間関係がマイナスになってしまうことも。まずは、言いたいことが伝わっていなかった可能性を考えてみましょう。
｜やたらと質問をされたり言ったことを覚えていなかったりする
仕事の場で同僚や後輩から、同じことを何度も質問されたり、あなたが言ったことを覚えていなかったりすると、イライラしてしまうかもしれません。しかしそれも、「あなたが言ったこととは別のことをし始める」のと同じように、あなたが言っていることが伝わっていないということが考えられます。
つまり、やる気がなくて覚えていないのではなく、理解できていないから何度も質問してきたり、覚えていなかったりするということです。こうした場合に、「なんでわからないんだろう」とイライラしてしまう人は少なくありません。しかし、それは相手の問題ではなく、あなたの伝え方の問題なのかもしれません。
言いたいことをしっかり伝えるためのポイントとは？
なんだか言いたいことが相手に伝わらない！そんなときには、伝え方を変えなければなりません。ここからは、あなたの言いたいことをしっかり相手に伝えるためのポイントをご説明します。
｜相手は自分の好きなように解釈することを心得よう
まず大前提として、人は自分の好きなように解釈をするということを忘れないようにしてください。あなたが言ったことが、そのまま相手に伝わることの方が奇跡なのです。これはあなたにしたって同じこと。相手の反応を自分の思いたいように捉えてしまっているはずです。
この大前提を忘れてしまうからこそ、相手が自分の言ったことを理解してくれなくて「イライラする」なんてことが起こるんですね。そのため、まずは「1度で伝わらなくても仕方がない」と思うようにしましょう。
｜難しい言葉を使わずやさしい言葉で話す
相手に言いたいことがなかなか伝わらないのは、相手にわかる言葉で説明をしていない可能性も考えられます。知識のある人がやりがちなのですが、専門用語や難しい言葉を使いすぎて、相手にとってはわかりづらくなってしまうんですね。
何かを指示・説明したり、注意したりするときには、相手が確実に理解できるような易しい言葉を使うのが鉄則です。専門用語や難しい言葉を使うなら、相手が確実に知っている言葉だけに絞りましょう。これをするだけで、驚くほど相手に言いたいことが伝わることもあります。
｜本当に伝えたいポイントに絞って伝える
相手に伝えたいことが伝わらないのは、情報量が多すぎるのが原因かもしれません。本当に伝えたいことは1つだけなのに、そこに飾りをたくさんつけてしまったり、関係ない話を織り交ぜてしまったりすると、相手はどこが重要なのか混乱してしまうことも。
相手に確実に物事を伝えたいなら、伝えたいポイントだけに絞って伝えること。あなた自身も本当に伝えなければならないことはなんなのか、整理してから話す必要があるでしょう。
｜伝わったかどうかの確認も重要！
何か重要なことを伝えた時は、きちんと伝わっているかどうかの確認もしておきましょう。「ちょっとしつこいかな？」と思っても、特に仕事上ではダブルチェックは重要です。「わかった？」と聞くだけではなく、最後に相手に理解してほしいポイントをまとめて、会話を終わりにしましょう。
その際には、箇条書きのリストをイメージして話してみてください。そして最後によくわからなかったことがないかを再度尋ねてみましょう。この一手間を加えるだけで、しっかりと相手に伝わるようなコミュニケーションができるようになります。
まとめ
なかなか相手に言いたいことが伝わらないときは、フラストレーションを感じてしまうでしょう。しかし、すぐに伝わらないのが当たり前だと思っていれば、苛立ちも感じづらいはず。さまざまな工夫をして、同僚・後輩にしっかりと言葉を伝えられるような話し方を目指してみてくださいね。
文／久木田みすづ
