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ビジネスの効率はGoogleでアップ!意外と知らない便利機能や裏技3つ

仕事

2019.04.30

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インターネットを使う上で、欠かせないのがGoogleのサービスです。「わからないことがあると、よくGoogleを使って検索している!」なんて方も多いのかもしれませんね。

しかしGoogleが提供しているのは、検索エンジンだけではありません。そのほかにも、ビジネスに活用できる便利ツールを数多く提供してくれています。

パソコンやスマホがあれば、誰でも使える!Googleが提供するツールを、ビジネスの場でもっと便利に活用するためのコツやテクニックを紹介します。仕事の効率を高めたい!と思ったときには、ぜひ参考にしてみてください。

■著作権フリーの画像を検索する

新たなサイトを立ち上げたり、コラム記事を作成したり、周囲に配布する文書を作ったりするときには、見た目を華やかにするため、「画像」を取り入れるケースも少なくありません。写真やイラストなどがあると、全体のバランスも整いやすくなります。

とはいえ、ここで問題になるのが「著作権」についてです。「ネット上で適当に拾った画像を勝手に使う」なんてことをすると、他者の著作権を侵害してしまう可能性があります。「著作権フリー」の画像だけを、確実に選択する必要があるのです。

Googleの検索機能の中には、こうした著作権に関する項目を条件に加え、自身の用途に合った画像のみを表示させる機能があります。具体的な手順は、以下のとおりです。

1.Googleの検索画面を表示し、右上の「画像」をクリックする
2.検索窓に、探している画像のキーワードを入力する
3.上の方にある「ツール」をクリックし、その中の「ライセンス」を選ぶ
4.表示された条件の中から、用途に合ったものを選択する

Googleの画像検索では、著作権について「改変後の再使用が許可された画像」「再使用が許可された画像」「改変後の非営利目的での再使用が許可された画像」「非営利目的での再使用が許可された画像」という4つの分類に沿って、検索結果をさらに絞り込むことができます。この機能を活用することで、お目当ての画像も見つけやすくなるでしょう。

とはいえ、こちらの結果で表示される画像の著作権については、あくまでも「Googleがそう判断した」という内容となっています。気になる画像を見つけたら、自分が思い描いている使用方法が本当に可能であるかどうか、配布元にて確認する必要があります。

■スプレッドシートで仕事効率アップ!

ビジネスの資料作成時に欠かせない表計算やグラフ作成など、エクセルを使って行っている!という方も多いのではないでしょうか。実はGoogleにも、それと同じような機能が備わっています。それがGoogleスプレッドシートです。

スプレッドシートの魅力は、エクセルのように、高価な専用ソフトをダウンロードする必要がないということ。インターネットにつなげる端末があれば、いつでもどこからでも、そして誰でも情報にアクセスすることができます。

作成したファイルは、Googleのサーバー上に自動的に保存されていくので「移動中の空き時間を積み重ねて、スマホから資料を作成する」なんてことも可能です。また後輩に作成を依頼した資料の進捗状況を、自宅からチェックすることもできるでしょう。

スプレッドシートは、エクセルのデータをインポートすることも可能ですし、反対にエクセルフォーマットでの書き出しにも対応しています。

いつでもどこからでも対応できるだけではなく、目的に合わせて資料を整えやすいという点も大きな魅力だと言えるでしょう。上手に活用することで、仕事効率アップにつながります。

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■Googleカレンダーは職場の予定管理に最適

Googleが提供しているカレンダーが、Googleカレンダーです。クラウド上に、自身の予定を書き込んで管理することができます。

Googleカレンダーの強みは、「他のユーザーとデータの共有ができる」という点です。自分自身が入力した予定を、ほかの人がチェックすることも可能となります。たとえば同じプロジェクトに参加する人同士でデータを共有しておけば、いちいち口で伝えなくても、それぞれのスケジュールを確認できるようになります。

Googleカレンダーには「マイカレンダー」という機能が備わっており、ジャンルごとに分けることが可能です。これによって、プロジェクト別や部署別にカレンダーを共有することもできるようになっています。またGmailを使っている場合には、両者を連携させて予定を書き込みやすくすることも可能。メールで打ち合わせの日程を決定し、それをそのままカレンダーに入力する、なんて作業を手間なく終えることができます。

■まとめ

私たちにとって、非常に身近な存在であるGoogle。Googleが提供しているツールの中には、ビジネスとの相性が良く、使い勝手が良いものが多数存在しています。「どうやって使うと便利なのか」を知っているのと知らないのとでは、業務効率にも大きな差が出てくるでしょう。

今回紹介したテクニックは、どれもちょっとしたコツで、自分自身の仕事に取り入れることができるものばかりです。ぜひ情報をチェックした上で、自分自身のパソコンおよびスマートフォンから活用してみてください。これまで以上に、Googleが手放せない!なんて感じる場面も、増えてくるのかもしれませんね。

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