2019.02.12

即レスのテクニックで仕事の効率化

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インターネットが発達した今、仕事のやり取りはメールで行うケースがほとんどになってきています。相手のもとに瞬時に情報を届け、またやりとりの履歴を残せるという意味で、メリットも多い「メール」ですが、その数が多くなると「返信だけでとても時間がかかってしまう!」なんてお悩みを抱えるケースも少なくありません。

量が多いと、ついつい後回しにしてしまいがちなメール返信ですが、実は「即レス」した方が業務の効率化につながるということをご存知ですか? その理由を解説します。

 

■見た瞬間に返信するのが、一番効率的

メールを多く送受信する人に多いのが、「緊急性の高いメールには即レスするものの、あとの案件は、時間があるときにまとめて返信する」というタイプです。重要な案件とそうではない案件をしっかりと分類することで、効率よく業務をこなしているように思えますよね。

しかし実際には、これが二度手間、三度手間へとつながる原因になっているのです。

たとえば朝一でメールをチェックした際に、「緊急性の高い案件」と「そうではない案件」を分類して対処する場合、以下のような流れで仕事を進めていくことになります。

1.メールボックスをチェックする
2.メールを開封して中身に目を通す
3.重要案件とそうではない案件を、分類していく
4.重要案件に対して、返信する
5.いったんメールボックスを閉じる
6.時間のあるときに、再度メールボックスを開く
7.重要案件以外に、再度目を通す
8.重要案件以外に、返信する
9.メールボックスを閉じる

一方で、即レスする方の仕事の流れは以下のとおりです。

1.メールボックスをチェックする
2.メールを開封して中身に目を通す
3.それぞれの案件に、返信する
4.メールボックスを閉じる

こちらの方が、圧倒的にシンプルな流れとなっています。

即レスの方が効率的と言われるのは、「メールをわざわざ分類する」「返信するためにメールを読み返す」といった手間を軽減できるためです。

人によっては、「重要案件以外の案件」から、さらに「優先順位が高いもの・低いもの」を選び、返信を数回に分けるケースもあります。メールを分類すればするほど、「メールを読み返す」時間は積み重なっていってしまうのです。

佐藤 仁美

佐藤仁美です。
仕事をしながら子育て中です。日常にある疑問や発見を調べて解決して、記事にまとめています。