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即レスのテクニックで仕事の効率化

仕事

2019.02.12

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インターネットが発達した今、仕事のやり取りはメールで行うケースがほとんどになってきています。相手のもとに瞬時に情報を届け、またやりとりの履歴を残せるという意味で、メリットも多い「メール」ですが、その数が多くなると「返信だけでとても時間がかかってしまう!」なんてお悩みを抱えるケースも少なくありません。

量が多いと、ついつい後回しにしてしまいがちなメール返信ですが、実は「即レス」した方が業務の効率化につながるということをご存知ですか? その理由を解説します。

 

■見た瞬間に返信するのが、一番効率的

メールを多く送受信する人に多いのが、「緊急性の高いメールには即レスするものの、あとの案件は、時間があるときにまとめて返信する」というタイプです。重要な案件とそうではない案件をしっかりと分類することで、効率よく業務をこなしているように思えますよね。

しかし実際には、これが二度手間、三度手間へとつながる原因になっているのです。

たとえば朝一でメールをチェックした際に、「緊急性の高い案件」と「そうではない案件」を分類して対処する場合、以下のような流れで仕事を進めていくことになります。

1.メールボックスをチェックする
2.メールを開封して中身に目を通す
3.重要案件とそうではない案件を、分類していく
4.重要案件に対して、返信する
5.いったんメールボックスを閉じる
6.時間のあるときに、再度メールボックスを開く
7.重要案件以外に、再度目を通す
8.重要案件以外に、返信する
9.メールボックスを閉じる

一方で、即レスする方の仕事の流れは以下のとおりです。

1.メールボックスをチェックする
2.メールを開封して中身に目を通す
3.それぞれの案件に、返信する
4.メールボックスを閉じる

こちらの方が、圧倒的にシンプルな流れとなっています。

即レスの方が効率的と言われるのは、「メールをわざわざ分類する」「返信するためにメールを読み返す」といった手間を軽減できるためです。

人によっては、「重要案件以外の案件」から、さらに「優先順位が高いもの・低いもの」を選び、返信を数回に分けるケースもあります。メールを分類すればするほど、「メールを読み返す」時間は積み重なっていってしまうのです。

■即レスは「信頼」につながる

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メールやSNSでの連絡に対して、即レスすることは、相手からの信頼度アップにつながります。普段、即レスしようと思っていても、「忙しい中で実践するのは難しい」と感じている方は多いはずです。その苦労がわかっているからこそ、それをごく自然にできる人に対して、良い印象を抱きやすくなるというわけですね。

自分が相手に何か聞きたいときでも、すぐに返信してくれる人と、時間を置いてから返信する人とでは、安心感が変わってくるはず。ビジネスにおいても、それと同じことが言えます。

また「あとで返信しよう」と思っていると、結局返信を忘れてしまう……というケースも少なくありません。文句なしで信頼を失ってしまう原因になるので、こうした意味でも、やはり即レスを意識した方が良いでしょう。

 

■即レスは大事! しかしメールに振り回される必要はない

「即レスが大事」と思っている人が陥りやすい落とし穴といえば、「こまめにメールをチェックし過ぎて振り回され、結局ほかの業務を効率的に進めていけない」というものです。こんなトラブルを避けるためには、メールとの付き合い方について、自分なりのルールを定めることが大切です。

メールチェックのタイミングは、自分のリズムに合わせて事前に設定しておきましょう。「朝一でメールチェックし即レスしたら、次は10時のタイミングでチェックする」などと、チェックのタイミングを決めておくことで、メリハリのある仕事ができます。

「メールを読む時間、返信する時間」をまとめて確保することで、ほかの業務をやっているときには、そちらに集中できる環境が作れるでしょう。

メールチェックにオススメのタイミングとしては、「休憩時間のあと」などが挙げられます。自分なりのタイミングを探してみてください。

■即レスするなら、メールにかける手間も最小限に

数多くやり取りされるメールに対して、「即レス」を心掛けるのであれば、「一通一通にかける時間を、いかに短縮するのか」が重要なポイントとなります。1通当たり「30秒」の短縮でも、50通のメールに返信しようとすれば、「25分」もの時間の差につながります。メール返信は毎日の業務ですから、時短のためにできることは、積極的に取り入れていきましょう。

よく使うフレーズや単語は、定型文として事前登録しておきましょう。これをするだけでも、メール返信の手間はぐっと軽減できるはずです。

1通当たりのメール返信時間は、平均3分、長くても5分と言われています。この時間を守れているかどうか、また守るためにはどのような工夫を取り入れるべきなのか、検討してみてはいかがでしょうか。

 

■まとめ

効率よく業務を進めていくためには、メールやSNSでの連絡に対して、できる限り即レスするのがオススメです。そうすることで、「メールを分類する手間」や「再度読み返すための手間」を軽減することができます。

メールに振り回されないためには、チェックする時間を決めたり、手間なく返信したりするための、さまざまな工夫も積極的に取り入れましょう。メール返信を制すれば、仕事上の評価もきっと上がっていくはずです。ぜひ意識してみてくださいね。

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