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返信で仕事の時間が奪われる…伝わりやすい文章テクって?

コミュニケーション

2021.03.07

最近は在宅勤務者が増えた影響で、“テキストコミュニケーションの重要性”が注目されています。言いたいことを文章だけで伝えるのは、なかなか難しいですよね。そこで今回は、わかりやすい文章の作成に最適な「SDS法」をご紹介しましょう。

文を簡潔にするSDS法!

突然ですが、みなさんはメールやチャットツールを使う際に文章を簡潔にまとめられていますか? 文が無駄に長すぎた場合、「わかりにくい」「誤解を招く」といった問題につながる可能性も。そんな時に取り入れたいフレームワークが「SDS法」です。

 

SDS法とは「Summary(概要)、Details(詳細)、Summary(まとめ)」の頭文字をつなげた文章構成に役立つテンプレート。相手に説明する際、概要、詳細、まとめの順で文章を作成すれば“よりわかりやすい内容”になります。

 

同テクニックのポイントは概要の部分で、先に結論を伝えること。説明後のまとめでも結論を伝えるので、記憶に残りやすい文章に。テキストコミュニケーションが苦手な人は、参考にするべきテクニックの一つです。

ニュース番組が参考になる?

SDS法の仕組みをおさらいしましたが、具体的な使用例も知りたいですよね。ネット上にはわかりやすい例として、サッカーのニュース原稿を取り上げている人が。「『先日、AチームがBチームに〇対〇で勝ち、初優勝した』という文は概要。『後半アディショナルタイムに劇的ゴール』は説明で、『〇シーズンぶりに優勝』はまとめに当てはまる文です」と解説していました。SDS法の良い例を確認したい時は、ニュース番組をチェックするのもアリかもしれません。

 

他には“SDS法に慣れる方法”に関するアドバイスも。「最初のうちはテンプレートに沿って文章を作成。使い慣れた後は型を気にせず、自分なりにアレンジしてみる」「やりやすい書き方が見つかれば、文章作成のスピードも上がってきますよ」といった声が寄せられています。まずは、テンプレートに慣れるところから始めてみてはいかがでしょうか?

“文字壁”は絶対に避けるべき!?

文章作成のためにマスターしておきたい「SDS法」。しかし文章の質が良くなっても、レイアウトを気にせずに文を書けば「読みづらい」という問題が発生します。それでは、メールやチャットを使う際はどのように文を並べていけばいいのでしょうか?

 

以前YouTuberのマコなり社長さんは自身のチャンネルで、“仕事ができない人の「文章の書き方」”について解説していました。マコなり社長さんいわく、“文字壁を作る”行為はNG。文字壁とは画面が文字でいっぱいになっている状態のことで、相手に“とにかく見にくい”という印象を与えてしまうそう。

 

ちなみにマコなり社長さんは、文章作成時に「1文50文字以下」「1段落5文以下」の2点を守るようにすすめていました。

 

テキストコミュニケーションの向上に欠かせない文章構成力。文の質と見やすさを高めたい人は、ぜひ今回紹介したテクニックを参考にしてみてくださいね。

文/内田裕子
参照/マコなり社長公式YouTube動画「【皆知らない】仕事ができない人の「文章の書き方」10選」https://www.youtube.com/watch?v=8WKwKT7Rdq8&t=784s

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